Autor: Jesús Tramullas
Gestión de información y gestión de contenidos
Los servicios de información y documentación accesibles a través de Internet, más concretamente mediante servidores Web, están aumentando de una forma exponencial. La lógica evolución del Web desde hace más de 10 años ha ido produciendo la sustitución de páginas y documentos estáticos por documentos generados dinámicamente, merced a la interacción del usuario con la lógica de procesos y flujos de trabajo definida por los creadores del servicio y a la disponibilidad de cada vez mayores repositorios de información. Evidentemente, se ha ido pasado progresivamente de un concepto de publicación de páginas Web, bastante simple en su origen, a esquemas más complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y técnicas basados en la gestión de información. La cada vez mayor complejidad de los servicios y de los sistemas que los soportan, ha hecho necesaria la formulación de un corpus teórico y práctico en el que se combinen las técnicas clásicas de gestión de información en las organizaciones con las características propias del medioambiente digital.
Esta evolución, que se ha acelerado durante la primera mitad de la década de 2000, ha tenido un impacto no sólo en los métodos y técnicas de gestión de información, sino también en la propia tecnología para gestión de información y, en consecuencia, en el mercado de productos y servicios (GILBANE, 2000). Si bien en la segunda mitad de la década de los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc., desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una organización. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de información. A ello hay que unir que, en la concepción actual de la gestión de información, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas de workflow , o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede delinear un paisaje en el cual las herramientas de gestión documental han ido incorporando a sus prestaciones las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital.
Sin embargo, no por ello cabe afirmar que existe una igualdad directa entre los sistemas de gestión de contenidos y los sistemas de gestión documental. Se pueden encontrar en el mercado sistemas de gestión de contenidos que no ofrecen las prestaciones documentales que serían deseables, y viceversa. De la misma forma, no es posible igualar mediante una ecuación gestión de contenidos y gestión documental o records management . Íntimamente relacionadas sí, pero iguales no. Sólo el estudio y la evaluación de las características y prestaciones presentes en las herramientas disponibles pueden determinar la adecuación de una solución en un contexto o problema dado. A ello cabe añadir las diferencias existentes entre la gestión de contenidos para web y la gestión de contenidos para empresas, y que pueden encontrarse en los informes o documentos especializados que publican las propias compañías del sector. Si a esto se suma la complejidad creciente de muchos portales, tanto internos como externos, de las organizaciones, que son soportados por sistemas de gestión de contenidos, y a los procesos de publicación digital necesarios para su producción, los sistemas de gestión de contenidos se configuran como aplicaciones de varias escalas, que pueden llegar a alcanzar una alta complejidad.
En la parte humana, las herramientas para gestión de contenidos sólo se pueden entender en un entorno de trabajo en colaboración y distribuido, ya que es en este tipo de ambientes donde se puede aprovechar todo su potencial. De la lectura de los párrafos anteriores se deduce que, frente a enfoques tradicionales de tratamiento documental, pasivos, las herramientas actuales han llevado más allá los límites del tratamiento documental, ya que se han extendido hasta el proceso de creación, por su parte inicial, y al proceso de nueva publicación y de personalización, por su parte final. Esto configura ahora un esquema circular e iterativo para el tratamiento documental, a lo que se debe unir, entonces, la necesaria reflexión sobre el concepto y características de los documentos digitales. El ciclo de vida de los documentos digitales muestra significativos cambios sobre el ciclo de vida tradicional, al igual que el concepto de documento. Evidentemente, las actividades informativo-documentales deben reformularse para hacer frente al nuevo medioambiente digital.
Actividades y procesos de gestión de contenidos
La gestión de contenidos debe definirse desde la perspectiva de su objetivo y actividades. Frente a la gestión de documentos, que tiene como objeto de trabajo documentos, como su propio nombre indica, la gestión de contenidos está orientada a gestionar objetos que actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama segmentación. Los objetos son tratados mediante un conjunto de procesos estructurados con la finalidad de producir publicaciones digitales basadas en la metáfora del documento. Este objetivo de la producción de publicaciones y documentos digitales por integración de componentes se puede encontrar en las principales referencias sobre gestión de contenidos (BOIKO, 2001; BROWNING y LOWNDES, 2001). Como en otros métodos y técnicas directamente relacionados con el desarrollo de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, las formulaciones teóricas han seguido a la necesidad y a su resolución tecnológica, o han discurrido en paralelo. En este sentido, la gestión de contenidos se ha beneficiado de las técnicas y procesos de producción y edición de publicaciones digitales en un primer momento. Sin embargo, rápidamente pudo apreciarse que el proceso de publicación digital no cubría por completo todos los procesos de gestión de información necesarios para una adecuada gestión de contenidos.
El proceso de publicación digital más sencillo define un proceso en el cual se diseña un marco de integración para un conjunto de objetos, cuyo resultado final es la publicación del documento digital. Evidentemente, este proceso, que puede reflejar el esquema más simple de funcionamiento de un weblog, se complica si se sitúa en el contexto de una unidad o sistema de información que debe crear información digital más compleja, y que, además, debe servir a comunidades de usuarios especializados, o a diferentes comunidades de usuarios. Los productos de información digital se vuelven más complejos, y los procesos técnicos que se desarrollan sobre ellos se hacen igualmente más complejos (ROBERTSON, 2003). El trabajo en colaboración obliga a desarrollar flujos de trabajo en los que es necesario asignar diferentes roles a las personas que intervienen en el mismo. Los objetos que componen los documentos pueden proceder de diferentes fuentes y tener diferentes formatos, con lo que es necesario controlar repositorios de información. Además, los usuarios demandan servicios de apoyo a los productos de información digital como la búsqueda de información o el acceso a documentos generados anteriormente, lo que hace necesario disponer de herramientas de archivo digital. Los cada vez más complicados procesos de gestión de contenidos demandan la formalización de sistemas de metadatos que resultan necesarios tanto para los procesos de gestión como para los de publicación o los de recuperación de información.
Esta complejidad ha producido el desarrollo de dos especializaciones principales de la gestión de contenidos: Web Content Management , WCM, y Enterprise Content Management , ECM. La primera especialización (MILLER y DAVID, 2002) se centra en el entorno web, y su objetivo principal y sus métodos se orientan a la producción de documentos e información digitales para el web, especialmente para portales y webs corporativos. La segunda (GINGELL, 2003) encuentra su fundamento en la idea de gestión total de la información en las organizaciones mediante la integración de toda la información necesaria para alcanzar los objetivos de la organización proveniente no sólo de sistemas de publicación, sino también de sistemas ERP, gestión de documentos, datawarehouses, etc. La expresión más generalizada -en el momento actual- del ECM son las intranets y los portales internos de las organizaciones. En todos los casos, la gestión de contenidos tiene como factor ineludible el etiquetado de la información en formatos XML, o en lenguajes específicos para cada contexto, derivados del mismo. A esto es necesario añadir la cada vez mayor necesidad de gestionar lo que se ha dado en llamar digital assets , documentos multimedia en formato digital, que es necesario almacenar, describir, integrar y gestionar, con especial referencia a la gestión de los derechos inherentes a los mismos. Otro enfoque especializado es el que considera las herramientas para desarrollo de bibliotecas digitales como sistemas de gestión de contenidos, como por ejemplo el reciente trabajo de Han (2004), que compara Fedora, Dspace y Greenstone.
Los trabajos sobre gestión de contenidos coinciden en señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación nuclear CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo y repositorios de información; un repositorio de información; herramientas de integración de información externa; y modelos y templates para productos finales. Un CMS se compone de varios subsistemas (BOIKO, 2001) que interaccionan entre ellos:
Nakano (2002) señala cuatro subsistemas, en lugar de tres, correspondientes a creación/edición de contenidos, repositorio, flujo de trabajo y gestión de operaciones. Browning y Lowndes (2001) señalan autoría/creación, flujo de trabajo, almacenamiento/repositorio y publicación. En cualquier caso, la dinámica de los productos y aplicaciones que se engloban bajo la etiqueta de gestión de contenidos ha hecho posible la aparición de herramientas que siguen diferentes enfoques y que, en consecuencia, ofrecen diferentes prestaciones. Dada la importancia que la elección e implantación de una herramienta de este tipo tiene para la organización que se trate, se han realizado detallados estudios que evalúan las prestaciones y características de los productos disponibles. De estos toolkits de evaluación para CMS pueden deducirse las prestaciones básicas que deben ofrecer. Por ejemplo, véanse los de Step Two (2004), Gilbane Report (BLUEBILL, 2003), CMS-Watch (2005), o la Guía CMS-Spain (CMS-SPAIN, 2004).
La selección, implantación y puesta en marcha de una herramienta para gestión de contenidos es fruto de un estudio y de un análisis detallado de la organización que lo instala, de los objetivos de la misma, de los procesos de trabajo y recursos de información que utiliza, y de los usuarios que van a usarlo. En consecuencia, una exhaustiva planificación, resultado del estudio previo, y una rigurosa metodología de puesta en marcha son ineludibles para tener éxito con cualquier iniciativa de gestión de contenidos. Si, se revisa, por ejemplo, la monografía de Rockley (2003), obra de referencia para ECM, puede apreciarse que gran parte está dedicada a los aspectos relacionados con el análisis, planificación y metodología de selección, integración, implantación y puesta en marcha. Nakano centra gran parte de su texto (2002) en la organización y dinamización del trabajo colaborativo en comunidades estructuradas alrededor del web. ASILOMAR (2003) ha publicado una interesante encuesta sobre los problemas que plantean los CMS a sus usuarios. Como ha señalado Veen (2004), el éxito o el fracaso de un CMS en una organización no es tanto una cuestión tecnológica como una cuestión de personas y de procesos.
Tomado de: http://www.hipertext.net/web/pag258.htm [1]
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[1] http://www.hipertext.net/web/pag258.htm