ZOTERO.

 EL ÚLTIMO GESTOR DE REFERENCIAS

Zotero funciona con el navegador Firefox, lo que significa que éste ha de estar abierto si
se quiere acceder a su conjunto de herramientas para la investigación. Sin embargo, no
es necesario que estemos conectados para usar Zotero; funciones tales como anotar,
buscar y organizar están completamente disponibles sin conectarse, pero es evidente que
de ese modo no podremos ver algunos ítems online de su recopilación ni conseguir
determinados materiales online.

La ventana de Zotero contiene la totalidad de lo que denominamos su colección: las
referencias bibliográficas y todos sus documentos y archivos, así como sus notas y otros
ítems como imágenes e instantáneas de páginas web.
Pinchemos sobre el icono de Zotero en el botón que aparece en la esquina inferior
derecha del navegador y abramos la ventana de Zotero.
Al abrirla, tenemos una pantalla con todas nuestras citas, nuestras colecciones y nuestras
notas.

Zotero se puede cerrar pinchando sobre el icono de la “X” en la parte superior derecha
de la ventana de Zotero o pinchando de nuevo en el logo. Se puede abrir y cerrar la
ventana de Zotero en cualquier momento mientras estamos utilizando Firefox. La
ventana de Zotero no necesita estar abierta cuando nos disponemos a “guardar
rápidamente” el material que queremos añadir a nuestro repertorio de investigaciones
Quizá la característica más importante de Zotero sea su habilidad para detectar cuándo
estamos consultando un ítem (o ítems) en una página web. Por ejemplo, si estamos
mirando la ficha de un libro en el catálogo de una biblioteca en línea, el icono del libro
de Zotero nos aparece en la barra del Firefox (en la parte superior de la ventana del
navegador, donde está la dirección web o el URL) del siguiente modo:

Lo único que tenemos que hacer es pinchar sobre el icono del libro y Zotero guardará
toda la información que la biblioteca proporcione en la ficha del libro. (No es necesario
que la ventana de Zotero esté abierta para realizar dicha operación). Si estamos mirando
un grupo de ítems (como, por ejemplo, una lista de resultados de una búsqueda en
Google Scholar o LexisNexis), entonces aparecerá el símbolo de una carpeta. Al pinchar
en la carpeta obtendremos un listado de ítems, desplegados dentro de una caja; se trata
de marcar los que deseamos guardar y Zotero se ocupa de llevarlo a cabo.
Si estamos trabajando con una colección específica (es decir, una colección es
propiamente lo que ocupa la columna izquierda, y no tanto o no sólo la denominada “Mi
Biblioteca”), las referencias quedarán copiadas en esa localización, además de estarlo
también en la biblioteca general.

Zotero detecta la información a través de traductores (site translators). Los traductores
de Zotero deberían funcionar correctamente en la mayoría de catálogos de bibliotecas,
además de en otros portales populares como el de Amazon o el del New York Times,
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www.docu-track.comasí como en otras bases de datos. Lo único que hay que hacer es fijarse si aparecen los
iconos en la barra de localización. (Para mayor información o para probar diferentes
portales, véase nuestra Compat ible Sites List.) Los responsables de Zotero irán
añadiendo el soporte para otros portales en breve plazo. No es necesario que estemos
probando continuamente para ver si se han añadido traductores adicionales, pues Zotero
se actualiza y los agrega de forma automática cada cierto tiempo.

Las tres columnas de la ventana de Zotero
La columna de la izquierda contiene nuestra biblioteca al completo (“Mi Biblioteca”) y
nuestras colecciones particulares, que son subapartados de “Mi Biblioteca”; la columna
central muestra los ítems que contiene la colección que hemos seleccionado dentro de la
columna de la izquierda; la columna de la derecha muestra información sobre el ítem
que hemos escogido en la columna central.
“Mi Biblioteca” contiene todas las referencias, archivos y notas que hemos guardado,
subido, bajado o escrito. Si deseamos incluir esos ítems en una colección específica, lo
que tenemos que hacer es seleccionarlos y arrastrarlos hasta el icono de la carpeta en
cuestión. Cualquiera de nuestras colecciones puede componerse de un número ilimitado
de subcolecciones o carpetas. También podemos guardas nuestras búsquedas, de modo
que podamos acceder a todos los ítems obtenidos a partir del criterio de búsqueda que
hayamos definido. Borrar un ítem o una colección es tan simple como marcarlos y
presionar la tecla “suprimir”. Si presionamos sobre el botón derecho del ratón (o
combinando el clic con la tecla control en un Mac) sobre los ítems o las colecciones se
nos despliega un menú contextual que nos permite realizar otras acciones.

Columna de la izquierda
añadir una nueva colección
manejar el selector de marcas
importar/exportar colecciones, cambiar las preferencias y obtener información sobre
Zotero (incluyendo la versión y los créditos)
nuestra biblioteca Zotero, que comprende todos los ítems que se han guardado
una colección (un subapartado de nuestra biblioteca)
Columna central
añadir un ítem manualmente
añadir una página web a nuestra colección
añadir un enlace a la página que se visita (funciona como los favoritos, pero con la
diferencia de que añadimos la página web como un ítem nuevo utilizando , lo cual
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www.docu-track.compermite incluir información como si se tratara de una cita completa, además de poner
múltiples notas y adjuntos)
tomar una instantánea (snapshot) de la página que se consulta (esas instantáneas se
pueden arrastrar hasta cualquier carpeta o ítem)
permite hacer una búsqueda avanzada
añade una nueva nota independiente
nota
libro
artículo de revista
artículo de periódico
película
archivo
enlace a un archivo
enlace a una página web
instantánea de una página web

Éstos son sólo los tipos de ítems más populares; pero hay más iconos, para
ilustraciones, audio, etc., que irán apareciendo y añadiéndose a nuestra biblioteca
Columna de la derecha
conmutar para elegir el modo de pantalla, completa o reducida
cerrar la ventana de Zotero
ir a la dirección de la web asociada con el ítem ( ai la hay)
intentar localizar un artículo o un libro en tu biblioteca local
(usando AbrirURL)
información de la cita, que podemos editar pinchando en cada uno de los
campos que la componen
las notas que hemos tomado sobre un ítem (las notas se guardan automáticamente
conforme las escribimos)
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www.docu-track.comarchivos, PDFs, imágenes, enlaces e instantáneas de páginas web que hemos
adjuntado a un ítem
marcas que le hemos puesto al ítem; Zotero también puede poner de forma
automática los encabezamientos por materia (LCSH) para el caso de libros y palabras
clave para los artículos. otros ítems que hemos relacionado con el que tenemos
guardado
abrir y cerrar la ventana de Zotero
Tomar notas

La mayoría de los usuarios no se conforman sólo con leer y recopilar fuentes, sino que
les gusta tomar notas sobre ellas. Todos hemos garabateado en los márgenes de los
libros, hemos pegado post-its o hemos escrito en libretas (reales y virtuales). Zotero nos
lo pone fácil al permitir que todas esas anotaciones y apuntes estén en un único lugar y
que, además, podamos buscar dentro de ellas. Si pinchamos sobre la pantalla inferior
veremos una grabación sobre las notas, pero también se puede leer más abajo sobre su
funcionamiento.

Son cinco los iconos que aparecen en la parte superior de la columna central de Zotero.
De ellos, el cuadrado amarillo, acompañado del signo + en la parte inferior derecha, es
el icono de “nueva nota independiente”. Al pincharla, pues, se crea una nueva nota en la
que podremos escribir lo que deseemos.

También podemos tomar notas sobre ítems concretos. Para tomar una nota sobre un
ítem concreto lo que hemos de hacer es seleccionarlo y pinchar en la pestaña “notas”
que aparece en la columna de la derecha. Hecho lo anterior, podemos pinchar sobre el
botón “añadir” para agregar la nota.

Marcas y caja del selector de marcas
Poner marcas es una forma sencilla de organizar los ítems por categorías, pues
añadimos términos que los describen. Podemos etiquetar nuestra información con
cualquier palabra clave o término relevantes que deseemos asociar con el ítem en
cuestión. Esas marcas nos permiten tamizar nuestra información de una manera
personal, según las categorías que juzguemos más relevantes. Puedes echar un vistazo a
nuestra grabación sobre las Marcas y sobre la Caja del selector de marcas.
Para añadir una marca a un ítem sólo necesitamos seleccionar la pestaña
“marcas” que aparece en la columna de la derecha y seguidamente pinchar en el
botón . Ahora podemos escribir lo que deseemos. Una vez que hayamos
agregado la etiqueta veremos que también ha sido añadida a la caja del selector de
marcas que hay en la columna de la izquierda.

Situado en un recuadro que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla de
Zotero, el selector de marcas añade un nivel adicional para la gestión de la información,
complementando la colección y los sistemas de búsqueda. Podemos hacer que el
selector de marcas sea o no visible pinchando el botón correspondiente que hay en la
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www.docu-track.comparte superior de la columna ( ). El selector de marcas actualiza su inventario a partir
de las etiquetas que nosotros le ponemos a los ítems concretos de nuestra biblioteca. Al
pinchar sobre cualquiera de las marcas, podemos filtrar los ítems que tenemos en
nuestra biblioteca, en las colecciones y en las búsquedas que hemos guardado utilizando
para ello tantas etiquetas como deseemos.

El selector de marcas muestra por defecto todas las etiquetas que hay sobre los ítems de
la carpeta que utilizamos. Cuando pinchamos sobre una marca determinada, el recuadro
del panel central se actualiza para visualizar únicamente los ítems que llevan esa
etiqueta. Podemos seleccionar diversas marcas para ver todos esos resultados en el
recuadro central o bien podemos pinchar otra vez sobre una etiqueta concreta para
anular la selección. Si queremos encontrar rápidamente una etiqueta de nuestra lista,
basta con que escribamos parte del nombre que le hemos dado en la caja “Filtro”; las
etiquetas seleccionadas que no tienen correspondencia con lo que escribimos
permanecen seleccionadas, permitiéndonos encontrar y seleccionar rápidamente
diversos ítems. También podemos pinchar en la pestaña “Deseleccionar todas” para
volver al recuadro central y visualizar todos los ítems que hay en la carpeta con la que
estamos trabajando.

Desde esta caja también podemos controlar las etiquetas en su conjunto. Al pinchar
sobre el botón derecho del ratón en una etiqueta (o hacer click+Control en el Mac)
podemos renombrar una etiqueta en todos los ítems en los que está fijada o eliminarla
de todos los registros a los que esté unida. También podemos asignar marcas a diversos
ítems a la vez arrastrando los ítems desde el recuadro central a las etiquetas que tenemos
en el selector de marcas. Es en este momento cuando nos puede ser útil esa casilla de
“Mostrar todas las marcas”: mientras que el selector de marcas sólo muestra
habitualmente las etiquetas que se corresponden con los ítems sobre los que estamos
trabajando, al seleccionar la casilla “Mostrar todas las marcas” lo que hacemos es que
las etiquetas que no están asignadas a los ítems que estamos viendo aparezcan
coloreadas en gris. Entonces podemos arrastrar los ítems que deseemos hacia una de
esas marcas en gris para signarla a esos ítems.

Conviene advertir de que algunos ítems que hemos guardado aparecerán con etiquetas
ya asignadas. Esto ocurre porque Zotero, cuando detecta que la información está
clasificada o descubre otros datos que forman parte de un registro de catalogación, en
algunos casos convierte esa información en una etiqueta. Por ejemplo, Zotero convierte
en etiquetas los encabezamientos que pone el OPAC (Online Public Access Catalog).
Podemos gestionar esas marcas automáticas de la misma manera que lo haríamos si las
añadiéramos o elimináramos manualmente.

Exportar ítems desde nuestra colección
Hay varias maneras de exportar los ítems de nuestra colección. Zotero puede generar
bibliografías en archivos con formato rtf y html, o directamente con Microsoft Word y
Open Office a través de los plug-ins de MS Word y Open Office. También podemos
arrastrar uno o varios de nuestros ítems dentro de cualquier documento de texto,
generando así referencias completamente formateadas. Usando este método resulta muy
sencillo exportar desde Zotero a aplicaciones como Google Docs. Zotero también nos
permite exportar nuestra colección a otras herramientas bibliográficas como Endnote o
Refworks.
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www.docu-track.comArchivar la Web

Como hemos visto, Zotero es una potente herramienta para capturar y gestionar
información bibliográfica, pero eso no es todo. Zotero también es un instrumento
poderoso para archivar páginas web y anotar su descripción Si pinchamos en la pantalla
siguiente podremos ver dos grabaciones sobre cómo archivar y anotar una web.
Para archivar una página web hemos de seleccionar el icono de “Crear nuevo ítem a
partir de la página actual” ( ). De ese modo archivaremos una copia de la página en
nuestra biblioteca. Si lo que queremos es ver la página tal cómo estaba el día en el que
la capturamos, entonces hemos de tener seleccionado el ítem en cuestión y hacer otro
clic en el icono de “Tomar una instantánea de la página actual” ( ).
Al ver esa página archivada, advertiremos también la barra de anotaciones en la esquina
izquierda de la barra del navegador.
Si pinchamos en el icono para “resaltar” texto y seleccionamos un párrafo con nuestro
cursor, se distinguirá en tono fluorescente. Si lo que deseamos es deshacer esa
distinción, entonces pincharemos en el icono de “normalizar”, seleccionando el texto
que queremos desmarcar.
Para adherir notas, pincharemos en el icono de “añadir anotación”. En ese momento, en
cualquier lugar de la página en el que pinchemos con el ratón podremos adherir una
nota. Una vez creada, podemos ocultarla si pinchamos en el globito que permite
colapsarla, en la esquina superior derecha de la nota. Para modificar su tamaño,
podemos abrirla o cerrarla arrastrándola con el ratón desde la parte inferior derecha. Si
lo que deseamos es suprimirla, pinchamos en la esquina superior izquierda, en “suprimir
nota. Si queremos ver y ocultar alternativamente todas nuestras notas, lo haremos
pinchando en los iconos de la barra de notas, seleccionando “Colapsar todas las
anotaciones” o “Expandir todas las anotaciones”.
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Ahora que ya sabemos manejarnos con las reglas básicas de Zotero, estamos listos para
afrontar un proyecto de investigación. Podemos aprender más sobre Zotero en la página
de documentación y en los screencast tutorials. Si aún nos quedan algunos interrogantes
o dudas podemos echar un vistazo a la página dedicada a ofrecer las preguntas y
respuestas más frecuentes y, en última instancia, podemos buscar en los foros de Zotero.
Quien desee estar al tanto de las noticias que genera Zotero, puede suscribirse al blog de
Zotero.
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